HR Admin - Jayapura

CARE International Indonesia (CII), as an international NGO, has carried out large scale operations in Indonesia, encompassing emergency operations, transitional activities centered on agriculture and nutrition and a range of development initiatives in such areas as water and sanitation, health and micro-credit.

CARE Indonesia in Jayapura is currently recruiting the following position for its project:

JOB TITLE : HR ADMIN
DEPARTMENT/PROJECT : KOTA - JAYAPURA
REPORTS TO : PROJECT MANAGER

JOB SUMMARY:
The HR Admin Officer is to provide secretarial and administration services to all KOTA project staff in Jayapura, Papua.
RINGKASAN PEKERJAAN :
Posisi HR Admin Officer akan bertugas untuk memberikan dukungan kepada program KOTA di Jayapura, Papua, dalam bidang program, pengadaan barang, kepegawaian, keuangan dan administrasi.

RESPONSIBILITIES AND TASKS:
Program
· Assist Project Manager to prepare a letter, Project data, and Monthly report.
Program
· Membantu Manajer Proyek dalam hal menyiapkan surat keluar, data-data proyek dan laporan bulanan proyek.

Procurement
· Assist Project Manager to process the office supply procurement.
· Control and monitor the office supply use and availability for regular needs of project staff.
· Contact Equipment vendors to purchase, services and repair office equipment.
· Prepare contract for services and repair office equipment, rent Office, car, etc.
· Maintain and monitoring organization’s assets, including vehicles/motorcycle s.
· Monitoring log and fuel consumption analysis properly by establishing vehicles/motorcycle s files.
· Processing the procurement request for project and ensure the process comply with CARE Indonesia Procurement Manual.
· Manage regional asset list for below and above US$ 200 and under US$ 200.
· Submit monthly asset report to Regional office Manager & Administration Manager in 1st week of each month.
· Files/documents important and confidential paperwork such as document transactions for data base, for local list vendor/supplier and records all vendors/suppliers profiles.
· Updates and submits Procurement Status Report (PSR) to the Jakarta Procurement Officer.
· Establish and maintain regional “Approved Vendor List”.
· Provide training and support to local partners on CARE procurement & administrative.
· Assist in maintenance inventory in Project and prepare monthly FFE Report.

Pengadaan Barang.
· Membatu Manajer Proyek dalam hal pengadaan barang-barang kebutuhan kantor.
· Mengontrol dan memonitor penggunaan dan ketersediaan barang-barang kebutuhan kantor untuk memenuhi kebutuhan staf proyek.
· Menghubungi pihak ketiga (vendor/supplier) untuk keperluan pengadaan barang, jasa dan perbaikan peralatan kantor
· Menyiapkan kontrak untuk pengadaan jasa dan perbaikan peralatan kantor, sewa kantor, sewa mobil dan lainnya.
· Merawat dan memonitor aset organisasi termasuk kendaraan/motor.
· Memproses permintaan pengadaan barang proyek dan memastikan kesesuaiannya dengan pedoman pengadaan barang CARE Indonesia.
· Mengelola daftar aset organisasi dan mengirimkannya secara regular ke Manajer Administrasi di kantor pusat pada minggu pertama setiap bulannya.
· Menyimpan dokumen penting dan rahasia seperti dokumen data dasar dan dokumen pihak ketiga (vendor/supplier) .
· Memuktahirkan dan mengirimkan laporan status pengadaan barang (Procurement Status Report – PSR) ke Procurement Specialist di kantor pusat setiap bulannya.
· Membuat dan memuktahirkan daftar pihak ketiga yang bekerja sama dengan CARE (Approved Vendor List).
· Menyediakan pelatihan dan dukungan untuk partner local mengenai Petunjuk dan Administrasi CARE.
· Membantu dalam pemeliharaan inventory Proyek dan mempersiapkan laporan bulanan FFE.

Human Resources
· Preparing staff attendance, medical reimbursement, leaves report, and preparing payroll calculation.
· Coordinate with HR Head Quarter if there is personnel requisition for project purpose and other HR duties.
Kepegawaian
· Menyiapkan daftar hadir staf, pembayaran tunjangan kesehatan, laporan cuti dan perhitungan gaji.
· Berkoordinasi dengan kepegawaian kantor pusat bila ada permintaan perekrutan staf dan hal kepegawaian lainnya.

Finance
· Assist Project Manager to collect Travel Expense Report project staff.
· Prepare breakdown monthly invoices for official phone, electricity.
· Prepare ROP and breakdown of invoices for office utilities, courier and others.
· Manage petty cash.
Keuangan
· Membantu Manajer Proyek untuk mengumpulkan pertanggung- jawaban keuangan staf proyek.
· Menyiapkan laporan tagihan telepon.
· Menyiapkan dokumen pengajuan pembayaran (Request of Payment – ROP) dan tagihan lainnya untuk keperluan kantor.
· Mengelola kas kecil (petty cash).

Administration
· Screen of incoming telephone calls and the packing of out going telephone calls.
· Receive and direct visitors.
· Process incoming, correspondence by opening mail, recording in log book, photocopying, circulating and filing.
· Open mail each morning and send mail/e-mail as requested.
· Assist in maintenance of active and inactive general file to ensure that all correspondences and documents are filed properly.
· Arrange/book flight for staff for official travel purpose.
· Arrange/prepare documents to be shipping to Head Quarter, other Field Offices or Overseas if necessary
Administrasi
· Menerima telepon masuk dan menyambungkan telepon keluar.
· Menerima dan mengarahkan tamu.
· Memproses korespondensi surat masuk dan keluar, menyimpannya dan menyebarkannya sesuai dengan tujuan surat.
· Menerima dan mengirim email sesuai kebutuhan dan permintaan.
· Membantu dalam merawat dokumen aktif dan tidak aktif untuk memastikan bahwa semua korespondensi dan dokumen tersimpan dengan baik.
· Mengatur dan memesan tiket penerbangan untuk staf untuk keperluan perjalanan dinas.
· Mengatur dan menyiapkan dokumen yang akan dikirimkan ke kantor pusat, kantor wilayah lainnya atau keluar negeri (jika diperlukan).

Other
· Assist Supervisor as requested
Lainnya
· Mengerjakan tugas lain yang diminta secara khusus oleh atasan.

CONTACTS/KEY RELATIONSHIPS:
This section may include both internal and external relationships.

Key Relationship Position Relationship
Internal Project Manager Supervisor
PO,Watsan Specialist,FO Colleagues
External Vendors,Visitors

QUALIFICATIONS:
· Minimum Bachelors Degree in Administration or Management.
· Minimum 2 years experience in administration or procurement area.
· Demonstrated ability to promote and initiate work processes and complete given assignments with minimum supervision.
· Ability to communicate in English is preferable, excellent in Bahasa.
· Ability to operate standard computer programs (Window, Excel, Outlook & Internet, PowerPoint).
· Ability to build and work in teams.
· Able to handle petty cash.
· Trustworthiness, integrity, good analytical thinking and attention to detail.
· Ability to work under pressure andtight deadlines.
· Ability to work in a team and a Customer satisfaction oriented.
KUALIFIKASI:
• Pendidikan minimal DIII Administrasi atau Manajemen.
• Pengalaman minimum 2 tahun di bidang administrasi atau pengadaan.
• Menunjukkan kemampuan untuk mempromosikan dan memulai proses kerja dan menyelesaikan tugas yang diberikan dengan pengawasan yang minimal.
• Kemampuan untuk berkomunikasi dalam bahasa Inggris lebih baik, baik dalam Bahasa.
• Kemampuan untuk mengoperasikan program standar komputer (Window, Excel, Outlook & Internet, PowerPoint).
• Kemampuan untuk membangun dan bekerja dalam tim.
• Mampu untuk menangani kas kecil.
• Dapat dipercaya, integritas, berpikir analitis yang baik dan perhatian terhadap detail.
• Kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan dan tenggang waktu yang ketat.
• Kemampuan untuk bekerja dalam tim dan berorientasi pada kepuasan pelanggan.

WORKING CONDITIONS: Jayapura 100%; Travel 0%

TERMS OF OFFER:

CARE is an equal opportunity employer offering a competitive salary and benefits package, and a collegial working environment. Applicants are invited to send a cover letter illustrating their suitability for the above positions, and detailed curriculum vitae, with names and addresses of three referees (including telephone, fax numbers and email address). Please DO NOT attached academic transcripts and Diplomas and state clearly the applied position code in the email subject.

Please submit your applications before 13 November 2009 to CARE International Indonesia:

Romatio_Wulandari@ careind.or. id

"Only qualified applicants will be shortlisted"